21 dicas para economizar nos custos de impressão que os fabricantes de equipamentos não revelam!

DICA 1: Imprima apenas o que realmente precisa ser impresso.

No dia a dia, percebemos que, embora quase todos possuam um smartphone e acesso a um computador, ainda se imprime muito. Por quê? Para muitas pessoas, o papel é mais fácil e confortável de ler do que a tela. Documentos impressos são mais fáceis de corrigir, marcar, etc., e depois passar adiante. As cópias impressas parecem mais seguras – não travam ou desaparecem. A perda de dados ocorre apenas por incêndio ou inundação. Impressões são – por exemplo, em contratos – de alguma forma mais vinculativas. Nos sentimos mais seguros com isso. Assinaturas digitais ou backups? Muitas vezes há incerteza e falta de acordo sobre os prazos de armazenamento legal e os requisitos para documentos fiscais. Por isso, tudo é impresso e arquivado por precaução. Considere se o documento em questão realmente precisa ser impresso. E-mails, documentos, etc., desnecessários, não precisam ser impressos. Melhor é melhorar a ergonomia do local de trabalho (por exemplo, comprando um monitor melhor ou configurando o programa de e-mail para um tamanho de fonte maior).

DICA 2: Não troque o cartucho de tinta ou toner na primeira mensagem de alerta!

Você conhece bem essa sensação: mal você trocou o cartucho de tinta, já aparece novamente o aviso de que o nível de tinta está baixo e que você precisa trocar o cartucho agora. Só porque o cartucho está quase vazio, não significa que ele precise ser trocado imediatamente. O ideal é encomendar um novo cartucho agora e esperar até que o cartucho em uso esteja realmente vazio. Para toners, você pode tentar outra dica: retire o toner e agite-o suavemente na horizontal algumas vezes. Isso redistribui o pó de toner dentro do cartucho e geralmente permite que você continue imprimindo por mais um tempo sem problemas.

Dica: Como trocar um toner

DICA 3: Compre apenas cartuchos de tinta e toner de alta capacidade.

Muitos cartuchos de tinta e toners são oferecidos em várias versões. Existem cartuchos normais e outros com maior capacidade, chamados de XL ou HC (High Capacity). Comprando esses cartuchos de alta capacidade, é possível reduzir significativamente os custos de impressão por página em alguns casos.

Regra geral: Quanto maior a capacidade de um cartucho ou toner, menores são os custos por página. Vale a pena comparar. Também leve em conta o seu comportamento de impressão. Se você imprime muito, os cartuchos XL e toners de alta capacidade são ideais. Se imprime pouco e usa uma impressora jato de tinta em vez de uma impressora a laser, há o risco de os cartuchos grandes secarem.

Esses cartuchos e toners são particularmente úteis para quem imprime muito. Para quem imprime pouco, investir em um pacote econômico com vários cartuchos pode ser a melhor opção. Toners, por outro lado, não secam.

DICA 4: Compre pacotes múltiplos ou duplos.

Existem muitos cartuchos de tinta e toners em pacotes múltiplos, pacotes promocionais, pacotes duplos ou até mesmo pacotes quádruplos. Isso vale tanto para produtos originais quanto para alternativas. Ao comprar esses pacotes, você pode economizar entre 10% e 30% em comparação com a compra de itens avulsos. Além disso, você pode manter um estoque útil para não ser pego de surpresa por um cartucho ou toner vazio.

DICA 5: Compre toners e cartuchos de tinta compatíveis.

Cartuchos de tinta, toners, cilindros de imagem, fitas – não precisam ser originais! Em nossa loja, você verá que oferecemos alternativas mais econômicas de fabricantes terceiros para muitos produtos. Esses toners compatíveis geralmente representam uma economia significativa em comparação com os produtos originais dos fabricantes de impressoras. As alternativas compatíveis também passam por vários testes de qualidade e são fabricadas de acordo com normas industriais, garantindo que funcionem sem problemas com o seu dispositivo. O preço é um argumento imbatível. Recomendamos o seguinte aos nossos clientes: se as impressões e cópias precisam ser da mais alta qualidade, pois são enviadas a clientes e parceiros, talvez seja melhor optar pelos produtos originais. Mas se as impressões e cópias são usadas apenas internamente e por curto prazo, as tintas e toners alternativos são uma excelente solução!

DICA 6: Compre acessórios de impressora online!

Comprar tintas e toners online é 10-30% mais barato do que em lojas físicas. A diferença de preço é tão grande que os custos de envio não fazem diferença. Além disso, você pode comparar preços facilmente e ver rapidamente qual produto é a melhor alternativa para você. E podemos oferecer uma variedade de produtos ou versões que uma loja tradicional, por falta de espaço, não consegue manter em estoque.

DICA 7: Compre toner e cartuchos de tinta em estoque.

Uma impressora parada ou uma copiadora fora de serviço pode causar atrasos significativos em muitas empresas e, no pior dos casos, até prejuízos. Você deve sempre monitorar quanto toner ou tinta ainda tem para seus dispositivos. Assim que a impressora ou copiadora avisar pela primeira vez sobre um nível baixo de tinta ou toner, já é hora de fazer um novo pedido. E já que está comprando, por que não adquirir vários cartuchos e toners de uma vez? Dessa forma, você pode aproveitar os pacotes múltiplos, e para a maioria dos produtos, oferecemos preços escalonados a partir de duas unidades, para que economize comprando em quantidade. Um gerenciamento inteligente de estoque contribui para um fluxo de trabalho contínuo e sem interrupções. Com toners, você não precisa se preocupar com o armazenamento, pois eles contêm pó seco em vez de líquido e não secam. Os cartuchos de tinta, no entanto, podem secar se armazenados incorretamente, portanto, é melhor guardá-los em um local sombreado, à temperatura ambiente ou um pouco mais frio. Além disso, mantenha os cartuchos na embalagem original, que geralmente é de plástico transparente ou uma bolsa aluminizada que protege da luz. A embalagem evita a evaporação e o ressecamento da tinta.

Mais informações: Como armazenar os acessórios da impressora corretamente.

DICA 8: Imprima no modo rascunho.

Sua impressora ou copiadora geralmente possui diferentes programas de impressão que permitem economizar tinta e toner sem que você perceba. Por exemplo, imprima em qualidade de rascunho em vez de qualidade de apresentação. Imprimindo em modo rascunho, a impressora usa menos tinta. Em alguns casos, você pode até fazer impressões de teste com resolução mais baixa. Ao configurar um desses modos, o resultado da impressão será menos intenso, pois a impressora ou copiadora usa simplesmente menos tinta ou toner. Essa configuração é ideal para impressões de teste ou documentos internos. Se precisar de impressões de alta qualidade e cópias de trabalho, vale a pena criar perfis de impressão com as configurações apropriadas salvas. As instruções para isso estão no manual do usuário.

DICA 9: Imprima mais barato com fontes específicas.

Fontes com letras largas, traços grossos, muitos arabescos e serifa consomem mais tinta e toner do que fontes simples. Você pode economizar até 30% nos custos de impressão escolhendo a fonte certa. As fontes econômicas são "Century Gothic" e "Garamond", que estão entre as fontes padrão na maioria dos processadores de texto. As três fontes que você deve evitar, pois consomem muita tinta e toner, são:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Tamanhos de fonte menores também economizam papel e tinta. Você pode, por exemplo, reduzir o tamanho da fonte para um nível confortável para leitura antes de imprimir. Assim, mais conteúdo cabe em uma folha, economizando toner, tinta e talvez até papel.

DICA 10: Impressão colorida ou monocromática.

Se quiser economizar tinta colorida, imprima em preto e branco. Parece óbvio, mas pense se realmente é necessário imprimir tudo em cores. Não é à toa que cópias coloridas em copiadoras são muito mais caras do que cópias em preto e branco. Os cartuchos coloridos geralmente são mais caros do que os cartuchos pretos. E quanto aos tons de cinza? Muitas impressoras e copiadoras oferecem essa opção, mas será que economiza mesmo? Infelizmente, não – muitas impressoras usam tinta colorida para criar tons de cinza. O cinza não é produzido com tinta preta, mas é composto por todas as cores. E isso é justamente o que você quer evitar.

DICA 11: Desligue a impressora corretamente.

Desde o início: você não deve desligar uma impressora jato de tinta pelo filtro de linha. Esses dispositivos consomem muito pouca energia. No entanto, se forem completamente desconectados da rede elétrica, eles se reinstalarão ao serem ligados novamente. Isso pode fazer com que os cabeçotes de impressão sejam limpos com tinta, o que gasta muita tinta cara.

Por outro lado, as impressoras a laser consomem relativamente muita energia em standby. Elas geralmente têm um interruptor que as desliga completamente, em vez de deixá-las em modo de espera. Portanto, para impressoras a laser e copiadoras: desligue-as!

E, para as impressoras, vale o mesmo que para geladeiras e máquinas de lavar: preste atenção à eficiência energética na compra!

DICA 12: Compre uma impressora nova.

Os cartuchos ou toners do dispositivo são muito caros? E você já tem o equipamento há muito tempo? Então, pode ser uma boa ideia investir em um dispositivo moderno, em que os materiais de consumo sejam mais baratos. Nesse caso, o custo de um novo jato de tinta ou equipamento pode ser recuperado após algumas trocas de cartuchos. Ao mesmo tempo, pode acontecer que os cartuchos e toners para dispositivos mais antigos não sejam mais fabricados após algum tempo. A compra de novos toners ou cartuchos pode não apenas ser complicada, mas também extremamente cara.

DICA 13: Impressoras baratas têm custos operacionais altos.

Quando você inicia um negócio ou se torna autônomo, é natural que surjam muitos custos iniciais para poder iniciar as operações. Embora a pressão de custos seja alta nesse momento, não vale a pena economizar no lugar errado. As impressoras baratas podem ter um custo inicial baixo, mas os custos de operação são frequentemente muito altos. Os fabricantes não ganham dinheiro com a venda da impressora ou copiadora, mas sim com a venda de consumíveis. As tintas e toners costumam ser surpreendentemente caros, especialmente para startups, jovens empresários e pequenas e médias empresas que frequentemente têm uma alta demanda de impressão para campanhas de marketing, por exemplo. Se você espera um alto volume de impressão, não vale a pena comprar impressoras jato de tinta baratas com alcance e desempenho limitados. Informe-se com antecedência sobre os custos dos cartuchos de tinta e toners para o dispositivo, se existem alternativas compatíveis, e considere o quanto e o que você pretende imprimir.

DICA 14: Impressoras jato de tinta com cartuchos separados.

A maioria das impressoras jato de tinta mais avançadas possui cartuchos separados para cada cor. Equipamentos mais simples, para uso doméstico, usam cartuchos combinados que contêm todas as cores (amarelo, magenta e ciano) em um único cartucho. Os cartuchos combinados são ideais para quem imprime raramente ou em pequena quantidade. Mas, se você imprime muito e com frequência, é melhor escolher uma impressora que use cartuchos de tinta separados desde o início. Assim, se um cartucho de cor acabar, você só precisa substituir esse, enquanto os outros ainda podem ser usados.

Você imprime e copia apenas documentos, textos ou arquivos internos? Então, vale a pena considerar um impressora monocromática ou copiadora. Esses dispositivos usam apenas tinta ou toner preto, o que significa que produzem apenas cópias e impressões em preto e branco. Isso tem várias vantagens: geralmente existem cartuchos especialmente grandes, com grande alcance, já que o espaço no equipamento permite. Além disso, os cartuchos coloridos não utilizados não causarão problemas.

DICA 15: Mude o tipo de papel e reduza custos.

O desperdício de papel não é bom para o seu orçamento, esperamos que isso esteja claro. Ao mesmo tempo, você deve prestar atenção à qualidade do papel. O papel barato geralmente absorve muita tinta, resultando em um desperdício desnecessário. Para a maioria das aplicações, papel de impressora comum com 80 gramas por metro quadrado é suficiente. Quando o papel é mais espesso e de melhor qualidade, o preço aumenta. Documentos importantes de negócios ou apresentações ficam melhor em papel com 100 gramas por metro quadrado. Para impressões de fotos, há o papel fotográfico especial. Você também pode ajudar o meio ambiente usando papel reciclado, que pode ser mais barato do que o papel branco. Se você tiver várias copiadoras na empresa, por que não equipar uma com papel branco de alta qualidade e outra com papel reciclado para documentos internos?

Aqui estão duas dicas adicionais: o papel áspero e fibroso deixa resíduos dentro do equipamento, acelerando o desgaste. Use, portanto, papel de boa qualidade. Além disso, use bandejas de papel fechadas. As impressoras costumam ter uma alimentação de papel superior e inferior. Se a bandeja de papel estiver aberta, o papel pode acumular poeira. Durante a impressão, a sujeira entra no interior da impressora, o que também pode causar desgaste e, no pior dos casos, entupir os bicos de impressão.

DICA 16: Impressão duplex.

Papel é caro; papel de alta qualidade é ainda mais caro. E o desperdício de papel é caro para o meio ambiente. Você conhece essa situação: você vai à copiadora ou impressora do escritório e, antes de conseguir pegar seus documentos, precisa reabastecer o papel porque os colegas esvaziaram a bandeja. É ótimo se o suprimento de papel for mantido perto do equipamento, mas o que fazer se não estiver? O reabastecimento da bandeja de papel é inevitável a longo prazo, mas os intervalos podem ser prolongados. Primeira opção: experimente a configuração "Imprimir várias páginas por folha" nas opções de impressão. Assim, duas páginas A4 se transformam rapidamente em uma. A função de zoom na copiadora funciona de forma semelhante. Com o zoom em cerca de 70% (consulte as configurações individuais da copiadora), duas páginas A4 lado a lado são reduzidas para uma página A4. Segunda opção: você conhece a impressão duplex? Essa função, que você encontra principalmente em copiadoras, garante que o papel inserido seja impresso na frente e no verso. É uma maneira inteligente de cortar o consumo de papel pela metade e economizar espaço no escritório.

DICA 17: Distribuição inteligente de páginas.

Você acabou de imprimir um PDF de 100 páginas para lê-lo confortavelmente no caminho? Ou copiou a última apresentação ou ata sem verificar o documento com antecedência? Agora você percebe que imprimiu muitas páginas, desperdiçando papel, tinta ou toner. Uma rápida olhada no documento, por exemplo, através da visualização de impressão ou da visualização de página, pode evitar desperdícios e desordem de forma eficaz.

Com a função "Páginas de até", você pode definir quais páginas serão impressas. Pule páginas em branco ou páginas com gráficos desnecessários. Frequentemente, a folha de rosto consome muita tinta. Notas de rodapé, que geralmente estão no final de um documento e não são necessárias imediatamente, também podem ser excluídas da impressão. Isso economiza tinta ou toner, bem como papel.

Você também pode imprimir várias páginas em uma folha. Sua impressora e copiadora oferecem as configurações apropriadas no menu. Isso também economiza significativamente tinta e papel.

Feche a tampa da copiadora ao copiar, para que não haja desperdício de toner ao imprimir áreas pretas. Ou, melhor ainda, experimente a função de zoom da copiadora para evitar faixas pretas e economizar toner. Ao mesmo tempo, os documentos copiados com um pouco mais de ampliação são mais legíveis.

DICA 18: Use visualizações de impressão e Word para economizar.

Ao usar o programa de impressão do navegador, geralmente é exibida uma pré-visualização das páginas a serem impressas. Muitas vezes, o texto ou imagem importante para você está apenas em algumas páginas, enquanto anúncios, banners, cabeçalhos ou rodapés ocupam páginas inteiras adicionais. Veja quais páginas você realmente deseja imprimir e selecione essas como "páginas escolhidas" para que a impressora imprima apenas essas. Algumas páginas oferecem visualizações de impressão especiais, que removem elementos de design ou cores. Isso geralmente é indicado por um pequeno ícone de impressora na página. Isso oculta elementos gráficos e reduz o conteúdo a ser impresso ao texto, economizando seus cartuchos de tinta ou toner. Se você deseja imprimir apenas o texto de uma página específica, não é necessário fazer isso diretamente do navegador. Copie o texto, cole-o no Word e remova formatações desnecessárias. Você pode até escolher um tamanho de fonte menor. Assim, precisará de menos tinta ou toner para a impressão.

DICA 19: Reduza os custos de impressão de fotos.

Os grandes fabricantes, como HP e Canon, vendem há anos impressoras adequadas especialmente para fotografias. Para isso, geralmente é necessário papel fotográfico especial. Com as preparações corretas, você também pode economizar tinta. Primeiro, considere que nitidez e profundidade de cor são critérios importantes para a impressão de fotos. O papel de jato de tinta de alta qualidade é liso e tem pouca absorção, portanto, menos tinta é necessária. Selecione nas configurações da impressora o tipo de papel que você está usando, para que automaticamente menos tinta seja usada na impressão. Aplicar tinta demais no papel não necessariamente melhora a profundidade e a nitidez, apenas aumenta o tempo de secagem das fotos e pode causar manchas na superfície. As impressões fotográficas mais bonitas são alcançadas combinando papel fotográfico de alta qualidade, preferencialmente sem madeira, com as configurações corretas da impressora, escolhendo a opção de impressão com economia de tinta.

DICA 20: Receba fax pelo computador.

Você ou sua empresa ainda possui um aparelho de fax? Ainda não consegue evitar o uso do fax nos negócios? Infelizmente, muitas vezes você recebe apenas confirmações simples ou até propaganda indesejada por fax. O aparelho de fax imprime tudo – sem filtro – quer você queira ou não. É melhor configurar seu computador e linha telefônica para que os faxes cheguem primeiro à sua caixa de e-mails antes de serem impressos. Dessa forma, você decide o que imprimir e o que apagar. Esse mesmo processo pode ser usado para enviar faxes. Assim, você não precisa esperar vários minutos para enviar um fax. O envio de fax não é muito mais difícil do que enviar um e-mail com anexo.

DICA 21: Imprima você mesmo em vez de mandar para a gráfica.

Possuir uma impressora ou copiadora tem vantagens óbvias. Quase nenhum escritório ou residência consegue ficar sem um dispositivo próprio hoje em dia. A impressão colorida e de fotos também se tornou tão fácil e econômica que muitas vezes é mais barato e prático fazer isso diretamente no local do que em uma gráfica especializada.

No entanto, se você trabalha com arquitetura, planejamento de construções ou engenharia mecânica, muitas vezes precisará imprimir desenhos ou mapas que um dispositivo comum não pode lidar. Até mesmo impressoras e copiadoras que oferecem o formato A3 podem ser pequenas demais. Nesse caso, a única opção é ir a uma copiadora ou gráfica, o que pode ser caro. Se você se encontra regularmente, talvez várias vezes por semana, em uma copiadora, considere adquirir um plotter. Com essas impressoras de grande formato, como Riso, OCÉ, Canon ou HP, você pode imprimir desenhos e mapas sozinho. Na nossa loja, você também encontrará os cartuchos certos para o seu plotter. Sinta-se à vontade para verificar em nosso site quanto custam os diferentes cartuchos.